Terug naar overzicht

Partnership

3 minuten leestijd

Een versterkte samenwerking voor Asito en Radboudumc

In een jaar tijd is de samenwerkingsrelatie tussen Radboudumc uit Nijmegen en Asito sterk verbeterd. Het beoordelingscijfer is gestegen van een 5,3 naar een 7,2. Het Radboudumc is het meest innovatieve universitair medisch centrum van Nederland. En is daarmee een klant waar Asito trots op is! Al sinds 2013 is Asito één van de vaste schoonmaakpartners. De verbeterde samenwerking is tot stand gekomen doordat de verwachtingen die de contractpartners van elkaar mogen hebben, helder zijn gedefinieerd. Niet eenmalig, maar structureel ieder kwartaal worden deze opnieuw besproken.

Samenwerking Tevredenheid Indicatoren
Om te komen tot de vernieuwde samenwerkingsrelatie zijn Asito en Radboudumc een traject gestart aan de hand van de Step1 methode. Naast de gebruikelijke KPI’s wordt er in dit traject gekeken naar de Samenwerking Tevredenheid Indicatoren (STI’s). Dit is een set van zachte indicatoren die inhoud geven aan de samenwerkingsrelatie. In een eerste workshop zijn in totaal zes indicatoren vastgesteld, die de partijen van elkaar mogen verwachten wanneer zij samenwerken. Voorbeelden van gedefinieerde STI’s zijn: pro-activiteit, openheid en bereikbaarheid. Per STI wordt er vervolgens inhoud gegeven aan de indicator, zoals: wat betekent pro-activiteit nu in deze samenwerkingsrelatie? Elk kwartaal beoordelen de projectleiders van Asito en de contractmanagers van Radboudumc elkaar op de indicatoren via een online vragenlijst. Vervolgens motiveren zij in een interactieve sessie hun bevindingen. Deze sessie wordt gefaciliteerd en begeleid door Waldo van Step1.

Een nieuwe manier van samenwerken
Het beoordelen van de samenwerking vanuit beide partijen zorgt ervoor dat het partnership gelijkwaardiger wordt. Zo wordt er niet alleen gevraagd welke verwachtingen de klant van de contractpartner heeft, maar spreekt de contractpartner ook haar verwachtingen naar de klant uit. Tijdens de sessies komen vragen aan bod als: wat verwacht Asito van Radboudumc? En wat heeft Asito nodig om de samenwerking nóg beter te maken? Sandra, projectleider bij Asito, neemt deel aan dit traject. Op deze manier bouwen aan een samenwerkingsrelatie is nieuw voor haar. Met name het beoordelen van de klant en het bespreken van zaken die spelen was niet gebruikelijk. Sandra: “Wanneer ik een uitdaging heb, zoals te weinig personeel, bespreek ik dit normaal gesproken niet met een klant. Na onze sessies bleek dat de contractmanagers juist graag willen dat ik dit met hen bespreek. Door dat nu te doen is er meer begrip en zoeken we samen naar een oplossing. Deze open houding vanuit Asito heeft onze samenwerking flink verbeterd.”

Kleine aanpassingen, grote impact
Deze verbetering merkt ook Hilde, contractmanager bij Radboudumc, op: “We zien dat het aantal klachten in de zomer is afgenomen doordat we gewoon beter met elkaar communiceren. Kleine zaken als de juiste sleutel aan een sleutelbos zodat de schoonmaakkracht niet hoeft te wachten, maken een wereld van verschil.” Om hiertoe te komen moet er dus sprake zijn van een open cultuur van vertrouwen. Hilde: “Het open communiceren naar klanten toe, is voor de projectleiders wellicht wat ongemakkelijk. Maar door het nu op deze manier aan te pakken, zien we dat we veel meer bereiken.” De sessies zijn wat Hilde betreft noodzakelijk aangezien deze faciliteren dat er doorlopend aan de samenwerkingsrelatie gewerkt wordt.

Proces van continue verbetering
Waldo, oprichter van Step1 en facilitator van de sessies, is erg enthousiast over de stappen die gezet zijn: “Ik zie dat Asito en Radboudumc een manier hebben gevonden om samen te werken waarin zij open en begripvol naar elkaar toe zijn. We zijn nu op een punt gekomen waarop er geen verrassingen meer zijn, beide partijen zijn exact op de hoogte van wat er speelt.” Het werken met Samenwerking Tevredenheid Indicatoren is iets wat wij ook zeker bij andere klanten aanbevelen. Sandra zegt hierover: “We moeten veel meer toe naar samenwerken in de vorm van een écht partnerschap, in plaats van de klant-leverancier relatie zoals deze nu is. Op lange termijn plukken beide organisaties hier de vruchten van.”

Iets voor uw organisatie of klant?
Wilt u meer weten over de Step1 methode om de samenwerking te verbeteren? Neem dan contact met ons op. Bart Jansen, business manager Asito Cure gaat graag het gesprek met u aan.


Auteur
Asito