Wat is ketensamenwerking in facilitaire dienstverlening?

Daarin kijkt niet iedere partner alleen naar zijn eigen contract. Er wordt gezamenlijk gekeken wat de opdrachtgever wil bereiken en welke acties daarvoor nodig zijn.

In een groot gebouw gebeurt veel tegelijk. De schoonmaak zorgt dat ruimtes schoon, representatief en veilig blijven. De cateraar regelt de banqueting en verzorgt de lunch. De afvalpartner verwerkt de afvalstromen. De beveiliging ziet wie er binnenkomt en bewaakt de veiligheid. Allemaal hebben ze hun eigen opdracht, planning en contract.

Maar de doelen van de opdrachtgever zijn vaak groter dan één contract.

Denk aan minder restafval, slimmere logistiek, meer gastvrijheid of een prettigere werkomgeving. Zulke ambities haal je niet als elke partner alleen naar zijn eigen stukje dienstverlening kijkt. Juist daar begint facilitaire ketensamenwerking.

Volgens Elles van den Berg, Strategisch Keyaccountmanager bij Asito, draait ketensamenwerking om het versterken van elkaar. Zij omschrijft het als een manier om met alle partners in de keten bij te dragen aan de strategische doelen van de opdrachtgever. Daarbij gaat het om elkaar inspireren, processen slimmer organiseren en samen oplossingen vinden die je alleen minder snel bereikt.

Wat is ketensamenwerking precies?

Ketensamenwerking betekent dat verschillende facilitaire partners rondom één klant niet naast elkaar werken, maar met elkaar. Ze kijken samen naar het grotere doel van de opdrachtgever en maken afspraken over hoe ze daar gezamenlijk aan bijdragen.

Het belangrijkste verschil met een ‘gewone’ samenwerking zit in de gezamenlijke richting. Bij gewone samenwerking stem je af wat nodig is om je eigen werk goed te doen. Bij ketensamenwerking kijk je verder en stel je de vraag: hoe draagt mijn werk bij aan het grotere doel van de klant?

In het kort:

• ‍Wat is het? Samenwerken met meerdere facilitaire partners rondom één of  meerdere klantdoelen ‍
• Wie doen mee? Alleen de partners die invloed hebben op dat specifieke doel.
• ‍Wie neemt het initiatief? De opdrachtgever óf één van de partners (zoals Asito) als aanjager.
• Wat is cruciaal? Duidelijke doelen, wederzijds commitment en praktische opvolging.

Wat levert ketensamenwerking op?

De winst van ketensamenwerking zit niet in meer overleg. De winst zit in minder ruis, betere keuzes en meer resultaat.

Voor de opdrachtgever kan ketensamenwerking veel opleveren. Denk aan efficiëntere processen, lagere kosten, betere kwaliteit van dienstverlening en meer tevreden medewerkers of bezoekers. Ook duurzaamheidsdoelen worden haalbaarder, omdat partners niet los van elkaar werken aan kleine verbeteringen, maar samen kijken waar de meeste impact zit.

Ook voor de ketenpartners zelf heeft het waarde. Zij leren van elkaars kennis, delen innovaties sneller en krijgen beter zicht op wat er bij de klant speelt. Dat zorgt voor meer betrokkenheid, sterkere onderlinge relaties en dienstverlening die beter op elkaar aansluit.

Concreet kan ketensamenwerking bijdragen aan:

• meer efficiëntie in processen en planning
• kostenbesparing door betere afstemming
• sneller delen en toepassen van innovaties
• hogere kwaliteit van dienstverlening
• meer tevredenheid bij eindgebruikers en medewerkers
• sterkere betrokkenheid van ketenpartners
• meer voortgang op duurzaamheidsdoelen
• minder dubbel werk en minder losse initiatieven

Het vraagt wel om duidelijke keuzes. Niet elk onderwerp vraagt om ketensamenwerking met alle partners. De waarde ontstaat juist wanneer de juiste partijen aan tafel zitten, rond een concreet doel waar zij samen invloed op hebben.

Wat is ketensamenwerking niet?

Ketensamenwerking is niet hetzelfde als een regulier leveranciersoverleg. Het is ook geen vrijblijvende brainstorm waarin iedereen ideeën deelt en daarna weer teruggaat naar de eigen agenda.

Zo start je succesvol (en voorkom je de 'praatclub')

Veel organisaties willen graag "iets met ketensamenwerking doen". Een valkuil is dat er een eenmalige brainstormsessie wordt georganiseerd, waarna iedereen weer overgaat tot de waan van de dag. Hoe pak je het wél goed aan?

• ‍Bepaal de doelen: De klant deelt één of meerdere strategische doelen (bijv. CO2-reductie of een hogere medewerkerstevredenheid).
• ‍Selecteer gericht: Nodig alleen de partners uit die hier daadwerkelijk impact op hebben.
• ‍Maak het concreet: Vertaal de abstracte visie naar subdoelen. Wie is verantwoordelijk voor welk stukje?
• ‍Vertaal naar de operatie: Zorg dat de afspraken niet op managementniveau blijven hangen. Werk bijvoorbeeld met een gezamenlijke 'weekstart' of 'maandstart' op de werkvloer, waar de objectleider van Asito samen met de beveiliger en cateraar de week doorneemt.
• ‍Leg commitment vast: Werk met vaste evaluatiemomenten om te kijken of iedereen zich nog aan de gezamenlijke afspraken houdt.

De verbindende rol van Asito

Ketensamenwerking werkt pas als de opdrachtgever het belang ervan inziet en partners echt commitment geven. Als het vrijblijvend blijft, bloedt het dood.

Schoonmaak heeft bij veel organisaties een bijzondere positie. Schoonmaakmedewerkers komen op veel plekken in het gebouw en zijn op verschillende momenten van de dag aanwezig. Daardoor zien zij vaak snel waar processen soepel lopen, waar afstemming mist en waar partners elkaar kunnen helpen.

Vanuit die signalerende rol kan Asito ketensamenwerking aanjagen. Niet door alles over te nemen, maar door partijen te verbinden en signalen uit de praktijk te koppelen aan de doelen van de opdrachtgever.

Zo wordt ketensamenwerking geen extra overleg, maar een manier om de facilitaire operatie slimmer, rustiger en beter georganiseerd te maken.

Dit zegt Technische Universiteit Eindhoven over de ketensamenwerking met onze collega Elles:

Met haar rustige, duidelijke en professionele begeleiding creëert Elles ruimte voor ieders stem. Zo inspireert zij partners om actief bij te dragen en elkaar te versterken, waardoor samenwerking uitgroeit tot gezamenlijke kracht.

‍