Wet- en regelgeving in schoonmaak: wat moet je als inkoper écht weten?

Daarbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen publieke en private opdrachtgevers. Publieke organisaties hebben te maken met de Aanbestedingswet en formele aanbestedingsprocedures. Private partijen hebben meer vrijheid, maar blijven gebonden aan relevante wet- en regelgeving en sectorafspraken. De context waarin je inkoopt, bepaalt dus mede je verantwoordelijkheden.  

Wat moet je als inkoper nu écht weten?

De CAO: fundament onder elke schoonmaakdienst

De schoonmaakbranche valt in veel gevallen onder de CAO Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf. Hierin zijn afspraken vastgelegd over onder andere lonen, werktijden, toeslagen en arbeidsvoorwaarden.

Voor inkopers is dit essentieel om twee redenen:

1. Prijsstelling begrijpen: tarieven zijn sterk gekoppeld aan CAO-loonafspraken
2. Risico's signaleren: een opvallend lage prijs kan betekenen dat de opdracht niet realistisch is begroot

Tegelijkerheid is het belangrijk om te beseffen dat niet automatisch elke partij in de keten onder deze CAO valt. Denk aan onderaannemers of specifieke contractvormen. Dit vraagt om extra alertheid bij het beoordelen van aanbiedingen.

Daarnaast bevat de CAO bepalingen over contractwisseling. Wanneer je van schoonmaakleverancier wisselt, moet de nieuwe partij onder bepaalde voorwaarden personeel overnemen. Dit betekent dat een aanbesteding of contractwissel directe impact heeft op mensen – niet alleen op kosten.

Aanbesteden: publiek vs. privaat

Voor publieke opdrachtgevers geldt dat aanbestedingen moeten voldoen aan wettelijke kaders. Transparantie, objectiviteit en gelijke behandeling staan centraal.

Bij private opdrachtgevers is er meer flexibiliteit, maar ook daar geldt dat een ‘vrije’ uitvraag niet betekent dat alles vrijblijvend is. Realisme, zorgplicht en goed opdrachtgeverschap blijven leidend.

Het is bovendien belangrijk om het verschil te zien tussen een formele aanbesteding en een meer informele marktuitvraag. Beide hebben impact, maar brengen verschillende verplichtingen en verwachtingen met zich mee.

Arbowetgeving: verantwoordelijkheid stopt niet bij de leverancier

De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) verplicht werkgevers om te zorgen voor veilige en gezonde werkomstandigheden. In de schoonmaak betekent dit onder meer:

1. Beperken van fysieke belasting
2. Veilig gebruik van middelen en materialen
3. Inrichten van werkprocessen met beheersbare werkdruk

Wat vaak wordt onderschat: deze verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de schoonmaakleverancier. Als opdrachtgever beïnvloed je direct de arbeidsomstandigheden via een programma van eisen, beschikbare tijd per ruimte, toegankelijkheid van ruimtes en beschikbaarheid van voorzieningen.

Met andere woorden: als inkoper stuur je actief mee op de risico's in de uitvoering.

Verantwoord inkopen: de Code Verantwoordelijk Marktgedrag

Binnen de branche is de Code Verantwoordelijk Marktgedrag een belangrijke richtlijn. Deze helpt opdrachtgevers en leveranciers om samen tot eerlijke, realistische contracten te komen.

De kernprincipes:

1. Realistische prijsstelling (geen race to the bottom )
2. Oog voor arbeidsomstandigheden
3. Transparantie en samenwerking

Voor inkopers betekent dit dat de laagste prijs zelden de beste keuze is – en in sommige gevallen zelfs risico's vergroot.

Aanbesteden en contractmanagement: waar het vaak misgaat

Vooral bij aanbestedende organisaties ontstaan de meeste problemen niet tijdens de uitvoering, maar in de inkoopfase.

Veelgemaakte valkuilen:

1. Onduidelijke scope of verwachtingen
2. Te scherpe budgetten zonder onderbouwing
3. Onvoldoende aandacht voor personele impact bij contractwisseling
4. Gebrek aan KPI's op kwaliteit en veiligheid

Met als mogelijke gevolgen: kwaliteitsverlies, personeelsverloop, verhoogd verzuim of reputatieschade.

Wat betekent dit concreet voor jou als inkoper?

Een goede schoonmaakinkoop vergelijkt niet alleen tarieven. Kijk ook naar uitvoerbaarheid, personele impact, veiligheid en kwaliteitsborging.  

Enkele praktische uitgangspunten:

1. Zie schoonmaak als onderdeel van je totale werkplekstrategie.
2. Gebruik benchmarks, normtijden en marktdata om keuzes te onderbouwen.
3. Ga vroeg in gesprek met leveranciers over de haalbaarheid van de opdracht.
4. Kies voor een partnerschap op lange termijn in plaats van losse opdrachten.
5. Werk met een partij die actief meedenkt over naleving van regels, efficiëntie en verbetering

Van compliance naar waardecreatie
Wet- en en regelgeving wordt vaak gezien als verplichting in het inkoopproces van schoonmaak. Maar voor vooruitstrevende organisaties biedt het juist een kans om:

1. Kwaliteit structureel te verbeteren
2. Risico's te minimaliseren
3. Goed werkgeverschap te versterken
4. Duurzaamheid te integreren

De inkoper stuurt niet alleen op prijs, maar ook op kwaliteit, haalbaarheid en risico’s.

Reflectievragen

Hoe zit het bij jullie organisatie? Stel jij jezelf deze vragen wel eens?

1. Is onze uitvraag aantoonbaar realistisch binnen CAO- en Arbo-kaders?
2. Hebben we inzicht in de werkelijke impact van onze normtijden?
3. Wegen we kwaliteit, veiligheid en uitvoerbaarheid echt mee, of vooral prijs?
4. Kunnen we aantonen hoe veiligheid, kwaliteit en werkstructies zijn geborgd?
5. Beschouwen wij schoonmaak als contract - of als partnerschap?